Mở quán cafe là lựa chọn kinh doanh hấp dẫn bởi nhu cầu thị trường lớn, vốn linh hoạt và khả năng phát triển lâu dài. Tuy nhiên, rất nhiều quán mới mở thường rơi vào tình trạng khó duy trì sau ba đến sáu tháng vì thiếu kinh nghiệm vận hành, quản lý chi phí hoặc định vị sai mô hình. Để giúp người mới bắt đầu tránh rủi ro và có định hướng rõ ràng, bài viết dưới đây tổng hợp 10 lưu ý quan trọng nhất khi mở quán cafe, dựa trên kinh nghiệm thực tế của nhiều chủ quán F and B đã thành công.
Đây là bài viết chuẩn SEO, cung cấp đầy đủ thông tin từ lựa chọn mô hình, xây dựng menu, chuẩn hóa công thức, đào tạo nhân viên cho đến chiến lược marketing hiệu quả. Nếu bạn đang chuẩn bị mở quán cafe hoặc muốn tối ưu quán hiện tại, hãy đọc trọn vẹn bài viết để tránh những sai lầm tốn kém.
1 Chọn đúng mô hình quán cafe ngay từ đầu
Mô hình quyết định tới 70 phần trăm chi phí đầu tư ban đầu và hướng vận hành quán. Nếu chọn sai mô hình, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc để thay đổi sau này.
Một số mô hình phổ biến:
- Cafe pha máy
- Cafe pha phin truyền thống
- Cafe take away
- Cafe kết hợp trà và đá xay
- Cafe không gian check in
- Cafe văn phòng
Người mới nên ưu tiên mô hình tinh gọn, ít món, dễ vận hành và chi phí thấp như cafe take away hoặc cafe pha máy kết hợp vài món trà trái cây. Mô hình càng rõ ràng, càng dễ xây dựng menu và định vị khách hàng mục tiêu.
2 Không để menu quá dài và khó kiểm soát
Nhiều chủ quán vì muốn chiều lòng khách nên thêm quá nhiều món vào menu khiến quán rơi vào tình trạng khó đào tạo nhân viên, nguyên liệu bị tồn kho hoặc đồ uống pha không đồng đều.
Menu lý tưởng khi mở quán cafe mới chỉ nên từ 20 đến 25 món. Bao gồm:
- Nhóm cafe cơ bản
- Nhóm trà trái cây
- Nhóm sữa và cacao
- Nhóm soda giải nhiệt
Sau hai đến ba tháng vận hành ổn định, bạn có thể bổ sung thêm món theo phản hồi của khách.
3 Chuẩn hóa công thức pha chế ngay từ ngày đầu
Đồ uống không đồng nhất là lý do hàng đầu khiến khách khó quay lại. Hành vi khách hàng trong F and B rất đơn giản: một ly ngon chưa đủ, nhưng nhiều ly ổn định mới quyết định họ có trở thành khách thân thiết hay không.
Bạn cần chuẩn hóa:
- Định lượng ml và gram cho từng món
- Công thức pha chuẩn chung cho tất cả nhân viên
- Mức đường và đá cố định
- Check list trước giờ mở cửa và sau khi đóng quầy
Khi công thức được chuẩn hóa, bạn dễ dàng kiểm soát cost, giảm thất thoát và đảm bảo chất lượng.
4 Tập trung chọn mặt bằng phù hợp thay vì rộng và đắt
Một mặt bằng đắt đỏ không đảm bảo quán sẽ đông khách. Ngược lại, nhiều quán nhỏ chỉ từ 12 đến 20 mét vuông nhưng doanh thu rất tốt nhờ mặt bằng phù hợp và menu tập trung.
Kinh nghiệm chọn mặt bằng:
- Khu vực dân cư đông, văn phòng hoặc gần trường học
- Mặt tiền dễ nhìn, không bị khuất
- Lưu lượng đi bộ hoặc xe máy cao
- Có chỗ đậu xe
Người mới nên chọn mặt bằng vừa phải để giảm áp lực chi phí cố định mỗi tháng.
5 Trang thiết bị phải đúng nhu cầu, không cần đầu tư quá đắt
Máy pha, máy xay sinh tố, dụng cụ quầy bar là những hạng mục quan trọng nhưng không nhất thiết phải mua loại cao cấp ngay từ đầu. Quan trọng là đúng nhu cầu và ổn định.
Danh sách cơ bản:
- Máy pha espresso tầm trung
- Máy xay cà phê chuyên dụng
- Bình ủ trà
- Máy xay đá và máy xay sinh tố
- Ca đong ml, cân điện tử, bình lắc
Thiết bị ổn định giúp đồ uống đều và giảm chi phí sửa chữa.
6 Đầu tư vào chất lượng đồ uống trước khi đầu tư vào decor
Khách có thể chọn quán vì đẹp nhưng họ chỉ quay lại nếu đồ uống ngon. Vì vậy, thay vì dành quá nhiều ngân sách cho decor, bạn nên tập trung cho nguyên liệu, công thức và quy trình pha chế.
Hãy xác định ba món chủ lực tạo điểm nhấn cho quán. Đây là các món có thể thu hút khách ngay từ lần đầu:
- Cà phê sữa đá
- Trà đào cam sả
- Matcha latte
Khi ba món chủ lực này ngon và ổn định, hiệu ứng truyền miệng sẽ rất mạnh.
7 Xây dựng món mồi giá tốt để kéo khách
Món mồi là chiến lược giúp quán nhanh chóng thu hút khách khi mới mở. Đây là những món thông dụng, giá tốt nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.
Ví dụ:
- Cà phê sữa đá 19k
- Trà tắc mật ong 15k
- Soda bạc hà 18k
Khi khách đã vào quán, họ sẽ gọi thêm các món lợi nhuận cao hơn như capuchino, matcha latte hoặc sinh tố.
8 Tuyển người có thái độ tốt thay vì kinh nghiệm cao
Nhân viên là người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Thái độ phục vụ tốt sẽ giúp giữ chân khách hiệu quả hơn bất kỳ chiến dịch marketing nào.
Hãy ưu tiên:
- Trung thực
- Nhanh nhẹn
- Chăm chỉ
- Giao tiếp tốt
Kỹ năng pha chế có thể đào tạo chỉ trong vài buổi nhờ công thức chuẩn hóa.
9 Marketing tại chỗ hiệu quả hơn quảng cáo
Rất nhiều quán mới mở dành quá nhiều tiền cho quảng cáo nhưng quên mất yếu tố quan trọng nhất: khách đi ngang qua mặt bằng. Theo thống kê, có đến 80 phần trăm khách mới đến từ việc họ nhìn thấy quán ngoài đời.
Các hoạt động marketing tại chỗ cần có:
- Menu đẹp và rõ ràng
- Hình ảnh món ăn đặt trước cửa
- Khuyến mãi khai trương trong 7 ngày đầu
- QR code đánh giá Google Maps
- Nội thất sạch sẽ và tạo thiện cảm
Marketing tại chỗ chi phí thấp nhưng hiệu quả cao.
10 Kiểm soát chi phí hằng ngày để tránh thất thoát
Kiểm soát chi phí nguyên liệu là yếu tố sống còn của quán cafe. Nếu không theo dõi, quán rất dễ bị thất thoát, cost đội lên và lợi nhuận giảm mạnh.
Hãy lập:
- File theo dõi cost từng món
- File tồn kho hằng ngày
- Chi phí nhập nguyên liệu
- Doanh thu theo ca và theo nhân viên
Một quán cafe vận hành tốt phải biết chính xác mỗi món bán ra lãi bao nhiêu và nguyên liệu tồn kho còn lại là gì.
Mở quán cafe không khó nhưng để vận hành hiệu quả và duy trì lâu dài cần sự chuẩn bị kỹ từ mô hình, menu, công thức, nhân sự đến marketing. Hãy bắt đầu từ những bước cơ bản nhất: menu tinh gọn, định lượng chuẩn, chi phí tối ưu và khách hàng trải nghiệm tốt. Khi những yếu tố này vững chắc, bạn có thể mở rộng quy mô hoặc phát triển thương hiệu mạnh mẽ hơn.